Bayerische Landeskammer der Psychologischen Psychotherapeuten und der Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten

FAQs zu ePtA

Antworten zu häufig gestellten Fragen zum elektronischen Psychotherapeutenausweis (ePtA)

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1.    Allgemeine Fragen zum elektronischen Psychotherapeutenausweis

1.1.    Was ist der elektronische Psychotherapeutenausweis (ePtA)?

Der elektronische Psychotherapeutenausweis (ePtA) ist der Heilberufsausweis (HBA) für Psychologische Psychotherapeut*innen, Kinder- und Jugendlichen-psychotherapeut*innen und die künftigen Psychotherapeut*innen nach dem neuen Psychotherapeutengesetz. Mit dem ePtA identifizieren Sie sich als Psychotherapeut*in im Netzwerk der Telematik-Infrastruktur (TI). Der Ausweis wird daher personenbezogen erteilt. Mit dem Ausweis erhalten Sie Zugang zu bestimmten Anwendungen der TI, für die eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich ist. Auf dem ePtA sind Vorname, Name und Berufsgruppe des*der Ausweisinhaber*in sowie die attributsbestätigende Stelle (PTK Bayern) gespeichert.

1.2.    Wie sieht der ePtA aus?

Der ePtA ist ein Ausweis in Scheckkartenformat und trägt neben Daten zum*zur Ausweisinhaber*in auch ein Foto.

1.3.    Welche Aufgaben hat die PTK Bayern bei der Herausgabe des ePtA?

Die Kernaufgabe der PTK Bayern bei der Herausgabe des ePtA ist die Bestätigung, dass die antragstellende Person Mitglied der PTK Bayern und damit Psychotherapeut*in ist.
Die PTK Bayern ist aufgrund des Heilberufe-Kammergesetzes für die Ausgabe der elektronischen Psychotherapeutenausweise zuständig. Die notwendige technische Infrastruktur, die als Grundlage für den ePtA dient, wird jedoch von Dienstleistern/Anbietern betrieben. Die Anbieter (sogenannte Vertrauensdiensteanbieter), die von den Psychotherapeutenkammern zugelassen werden, produzieren die Ausweise und gewährleisten die technische Infrastruktur für die Onlineprüfung der elektronischen Signaturen sowie die Sperrdienste für den Fall, dass z. B. eine Karte verloren geht oder die Berechtigung zur Berufsausübung endet.

1.4.    Welche Funktionen erfüllt der ePtA?

Der ePtA hat bestimmte Funktionen:

  • Er ermöglicht, sich in der elektronischen Welt und den TI-Netzwerken auszuweisen.
  • Er ermöglicht die Erstellung einer elektronischen Unterschrift. Diese qualifizierte elektronische Signatur ist der händischen Unterschrift in der analogen „Papierwelt“ gleichgestellt. Mit dieser können z. B. elektronische Berichte für Kolleg*innen oder auch elektronische Abrechnungsunterlagen für die Kassenärztliche Vereinigung Bayerns rechtssicher elektronisch unterschrieben werden.
  • Mittels des ePtA können beispielsweise medizinische Daten und Informationen sicher ver- und wieder entschlüsselt werden. Damit steigt das Niveau des Datenschutzes bei der Übertragung personenbezogener, sensibler medizinischer Daten deutlich. 
  • Mit dem ePtA kann auf medizinische Daten und Informationen zugegriffen werden, die auf der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) jedes*r Patient*in abgespeichert sind. Dies bezieht sich u. a. auf die Anwendungen „Notfalldaten“ (enthält Informationen z. B. zu Diagnosen, Kontaktdaten der behandelnden Ärzt*innen / Psychotherapeut*innen und Benachrichtigungskontaktdaten für den Notfall) und „Medikationsplan“ (Auflistung der von den Patient*innen eingenommenen Medikamente). Der ePtA ist auch für den Zugriff auf die elektronische Patientenakte notwendig. Diese wird auf Wunsch bzw. Veranlassung der*des Patient*in behandlungsrelvanten Daten enthalten.

Der Gesetzgeber hat mit dem E-Health-Gesetz zudem die Grundlage dafür geschaffen, dass der Versand elektronischer Arztbriefe (eArztbriefe) in der vertragsärztlichen Versorgung gefördert wird, wenn die eArztbriefe mittels des ePtA qualifiziert elektronisch signiert werden.

Weitere Infos finden Sie hier:
www.kbv.de/html/earztbrief.php

1.5.    Ist der ePtA verpflichtend?

Gemäß § 291 Abs. 2c S. 1 SGB V haben die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Leistungserbringer gegenüber der jeweils zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung nachzuweisen, dass sie über die für den Zugriff auf die elektronische Patientenakte erforderlichen Komponenten und Dienste verfügen. Wird der Nachweis nicht bis zum 30. Juni 2021 erbracht, wird die Vergütung vertragsärztlicher Leistungen pauschal um 1 Prozent so lange gekürzt, bis der Nachweis gegenüber der Kassenärztlichen Vereinigung erbracht ist.

1.6.    Was ist die elektronische Gesundheitskarte (eGK)?

Die elektronische Gesundheitskarte (eGK) ist eine erweiterbare Versichertenkarte für gesetzlich Krankenversicherte. Die Gesundheitskarte enthält in jedem Fall die Versichertenstammdaten und kann optional enthalten: medizinische Daten, soweit sie für die Notfallversorgung erforderlich sind (Notfallversorgungsdaten), elektronische Berichte/ Arztbriefe, Daten zur Prüfung der Arzneimitteltherapiesicherheit (persönliche Arzneimittelrisiken und -unverträglichkeiten), die elektronische Patientenakte, weitere von Versicherten selbst oder für sie zur Verfügung gestellte Daten, sowie Daten über in Anspruch genommene Leistungen und deren vorläufige Kosten für die Versicherten.

1.7.    Was ist die elektronische Patientenakte (ePA)?

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist ein Bestandteil der elektronischen Gesundheitskarte, mit der Patient*innen einen transparenten Überblick über ihre Gesundheitsdaten erhalten können. Die Nutzung der ePA ist freiwillig und kostenfrei. Soweit gesetzlich Versicherte den Service nutzen wollen, können sie sich ab 1. Januar 2021 an ihre Krankenkasse wenden.

Medizinische Daten können auf verschiedene Weise in die Akte eingestellt werden, z.B. durch die Patient*innen oder auch durch Psychotherapeut*innen gemeinsam mit Patient*innen. Drüber hinaus können Patient*innen vermutlich ab 2022 mit ihrem Smartphone oder einem Tablet per App selbst Dokumente hochladen, lokal speichern oder auch aus der Akte entfernen.

Weitere Informationen finden Sie hier:
www.gematik.de/anwendungen/e-patientenakte/
www.kbv.de/html/epa.php

1.8.    Was bedeutet Kommunikation im Medizinwesen (KIM)?

Durch den Fachdienst Kommunikation im Medizinwesen (KIM-Dienst) wird eine sichere digitale Kommunikation der Leistungserbringer untereinander und mit anderen Institutionen des Gesundheitswesens ermöglicht.
Der KIM-Dienst sorgt für den sicheren Austausch von sensiblen Informationen wie Befunden, Bescheiden, Abrechnungen oder Röntgenbildern über die Telematikinfrastruktur und ist im Praxisverwaltungssystem zu verankern. Nachrichten und Dokumente können damit schnell, zuverlässig und vor allem sicher per E-Mail – mit oder ohne Anhang – ausgetauscht werden.
Mit dem KIM-Dienst können alle Teilnehmenden an der Telematikinfrastruktur miteinander kommunizieren. Hierzu zählen beispielsweise Ärzt*innen, Zahnärzt*innen, Psychotherapeut*innen und Apotheker*innen in medizinischen Einrichtungen wie Praxen, Versorgungszentren, Apotheken und Krankenhäuser. Aber auch die offiziellen Interessensvertretungen der benannten Berufsgruppen, wie beispielweise die Kassenärztliche Bundesvereinigung/ Kassenärztliche Vereinigungen der Bundesländer und die Deutsche Krankenhausgesellschaft.

Weitere Informationen finden Sie hier:
www.kbv.de/html/kim.php

1.9.    Was ist der Notfalldatensatz?

An der Patientenbehandlung beteiligte Ärzt*innen und Psychotherapeut*innen können wichtige medizinische Notfalldaten mit Einwilligung der Patient*innen direkt auf der Gesundheitskarte speichern. Im Notfalldatensatz können folgende Informationen gespeichert werden: chronische Erkrankungen (z.B. Diabetes, koronare Herzkrankheit) und wichtige frühere Operationen (z. B. Organtransplantation), regelmäßig eingenommene Medikamente (besonders, wenn sie vom Arzt verordnet werden), Allergien und Unverträglichkeiten (besonders Arzneimittelallergien mit bekannter schwerer allergischer Reaktion), weitere wichtige medizinische Hinweise (z. B. Schwangerschaft oder Implantate) und ergänzend Kontaktdaten von Angehörigen, die im Notfall benachrichtigt werden sollen, und von behandelnden Ärzt*innen, Psychotherapeut*innen und Zahnärzt*innen.

Siehe auch: www.gematik.de/anwendungen/notfalldaten

1.10.    Was ist der E-Medikationsplan?

Informationen zur medikamentösen Behandlung können künftig freiwillig als Elektronischer Medikationsplan – kurz: E-Medikationsplan oder eMP – auf der Gesundheitskarte gespeichert werden. Hier finden Ärzt*innen, Zahnärzt*innen, Psychotherapeut*innen und Apotheker*innen alle notwendigen Angaben zu den Medikamenten, die ein*e Patient*in einnimmt. Darüber hinaus enthält der E-Medikationsplan medikationsrelevante Informationen, die wichtig sind, um unerwünschte Wechselwirkungen zu vermeiden, z. B. über Allergien. Nur Ärzt*innen, Zahnärzt*innen, Psychotherapeut*innen, Apotheker*innen und deren Mitarbeiter*innen dürfen den E-Medikationsplan lesen. Sie benötigen hierfür das Einverständnis der Patient*innen.

Weitere Informationen finden Sie hier: www.gematik.de/fileadmin/user_upload/gematik/files/Anwendungen/eMP/gemLF_eMP-AMTS_Psychotherapeuten__V1.0.0_ANSICHT-EINZEL.pdf

2.    Fragen zu Beantragung und Ausgabe des ePtA

2.1.    Wer kann einen ePtA beantragen?

Jedes Kammermitglied der PTK Bayern kann einen ePtA beantragen.

2.2.    Kann ich für meine Angestellten oder meine Sicherstellungsassistenz einen ePtA beantragen?

Nein. Der ePtA ist ein höchstpersönlicher Ausweis. Der Ausweis muss daher von jedem Mitglied persönlich beantragt werden.

2.3.    Wie läuft die Beantragung ab?

Im Mitgliederbereich der PTK Bayern haben Sie die Möglichkeit, den ePtA zu beantragen. Durch das Antragsportal der PTK Bayern werden Sie Schritt für Schritt geleitet. Zunächst überprüfen und ggfls. aktualisieren Sie im Antragsportal der PTK Bayern Ihre hinterlegten Daten. Dann wählen Sie den Anbieter, der Ihren ePtA produzieren wird und werden zu diesem weitergeleitet. Bitte folgen Sie dort den weiteren Bearbeitungsschritten.

2.4.    Wo beantrage ich den ePtA?

Sie können den ePtA zukünftig im Mitgliederbereich der PTK Bayern beantragen. Aktuell ist dies noch nicht möglich. Sobald das Antragsportal freigeschaltet ist, werden Kammermitglieder per Post und per Nachrichtendienstaussendung darüber informiert.

2.5.    Ich kann mich nicht im Mitgliederportal einloggen. Wie erhalte ich meine Zugangsdaten?

2.5.1.    Passwort vergessen
Sollten Sie Ihre Zugangsdaten nicht mehr wissen, können Sie diese über die „Passwort vergessen“-Funktion unten auf der Login-Seite des Mitgliederbereichs anfordern: www.ptk-bayern.de/ptk/web.nsf/id/pa_login.html
Sie erhalten per Mail ein neues Passwort zugeschickt.

2.5.2.    Bisher keine Zugangsdaten
Ihre Zugangsdaten haben Sie automatisch per E-Mail zugeschickt bekommen, wenn Sie bei Ihrer Anmeldung bei der PTK Bayern eine E-Mail-Adresse angegeben haben. Sollten Sie noch keine Zugangsdaten erhalten haben, wenden Sie sich bitte an die Geschäftsstelle.

2.6.    Auswahl Anbieter?

Sie entscheiden selbst, bei welchem der auf unserer Internetseite aufgeführten Anbieter Ihr ePtA hergestellt wird. Die Anbieter (sogenannte Vertrauensdiensteanbieter), die von den Psychotherapeutenkammern zugelassen werden, produzieren die Ausweise und gewährleisten die technische Infrastruktur für die Onlineprüfung der elektronischen Signaturen sowie die Sperrdienste für den Fall, dass z. B. eine Karte verloren geht oder die Berechtigung zur Berufsausübung endet.
Teilweise werden die Anbieter auf anderen Webseiten auch als Kartenproduzenten, Vertrauensdiensteanbieter (VDA) oder Provider bezeichnet.

2.7.    Die angezeigten hinterlegten Daten im Antragsportal sind nicht korrekt oder unvollständig: Wie ändere ich diese?

Im Antrag werden Ihre bei uns im System gespeicherten Daten angezeigt. Sollten diese nicht korrekt, veraltet oder unvollständig sein, übermitteln Sie über den Button „Meine Daten stimmen nicht“ eine Änderungsmitteilung an die PTK Bayern. Sie gelangen dazu zu einem Online-Änderungsformular. Der Antragsprozess zum ePtA ist dann zunächst unterbrochen. Die neuen Adressdaten müssen von der PTK Bayern zunächst in die Mitgliederverwaltung übernommen werden. Sie erhalten nach erfolgter Aktualisierung eine E-Mail von uns. Anschließend können Sie erneut mit dem Antrag Ihres ePtA beginnen.
Bitte beachten Sie, dass Sie uns Änderungen zu Titel, Vorname, Nachname und Geburtsdatum nicht über das Online-Änderungsformular mitteilen können, da wir dazu nachweisende Dokumente von Ihnen benötigen (z. B. amtlich beglaubigte Kopie der Promotionsurkunde, Kopie der Eheurkunde etc.). Beglaubigte Kopien können derzeit nur auf dem Postweg eingereicht werden.

2.8.    Was ist die Vorgangsnummer und wie erhalte ich sie?

Die Vorgangsnummer wird mit der Antragstellung auf der Website der PTK Bayern erzeugt und wird zur weiteren Bearbeitung des Antrags bei Ihrem Anbieter benötigt. Sie ist eine eindeutige Nummer, mit der Sie sich für eventuelle Rückfragen zu Ihrem Ausweis bei der Kammer oder beim Anbieter identifizieren können. Bitte notieren Sie sich daher Ihre Vorgangsnummer am Ende des Antragsvorgangs bei der PTK Bayern bzw. drucken Sie diese aus.
Sie können Ihre Vorgangsnummer künftig aber auch nachträglich noch im geschützten Mitgliederbereich der PTK Bayern einsehen unter ePtA-Antrag online > Meine ePtA-Daten.
Informationen über einen Antrag werden dort nach sechs Monaten aus der Liste gelöscht, da die Vorgangsnummer nur so lange benötigt wird, bis Sie den beantragten Psychotherapeutenausweis vom Anbieter erhalten haben.
Nach Abschluss des Antrags bei Ihrem Anbieter sendet dieser eine Mitteilung an die Kammer, damit wir Ihre Mitgliedschaft gegenüber dem Anbieter formal bestätigen und so die Produktion des Ausweises freigeben können.

2.9.    Freischaltung & Aktivierung: Was ist zu tun, nachdem ich Karte und PIN erhalten habe?

Sobald Sie von Ihrem Anbieter Ihren ePtA und Ihren PIN erhalten haben, müssen Sie den Ausweis noch freischalten und aktivieren, bevor Sie ihn nutzen können. Die Freischaltung erfolgt auf dem Portal Ihres jeweiligen Anbieters. Bitte beachten Sie daher die jeweiligen Hinweise Ihres Anbieters zur Freischaltung des ePtA, die Sie in dem Brief mit Ihrem ePtA erhalten.

2.10.    Wofür benötige ich ein aktuelles Foto?

Der ePtA ist ein höchstpersönliches Dokument. Daher wird auf den ePtA ein Foto von Ihnen zu finden sein. Bitte beachten Sie bei der Anfertigung bzw. Auswahl des Fotos darauf, dass Sie eindeutig erkennbar sind.

3.    Fragen zur Gültigkeit des ePtA

3.1.    Wie lange ist ein ePtA gültig?

Der ePtA ist ab Ausstellung bis zu 5 Jahre gültig.

3.2.    Kann ein ePtA gesperrt werden?

Im Falle von Verlust, Diebstahl oder selbst verschuldeter Beeinträchtigung der Funktionsfähigkeit sind Sie verpflichtet, dies Ihrem Anbieter mitzuteilen. Ihr Anbieter kann den Ausweis dann sperren.
Die PTK Bayern kann den Ausweis ebenfalls sperren lassen, z. B. wenn die Berufsberechtigung der*des Ausweisinhaber*in endet.

3.3.    Was mache ich, wenn ich meinen ePtA verloren habe/mir der ePtA gestohlen wurde?

In diesem Fall muss Ihr ePtA gesperrt werden, damit er nicht von Unbefugten benutzt werden kann. Wenden Sie sich dann bitte unverzüglich an Ihren Anbieter. Bei Ihrem Anbieter können Sie auch einen Ersatzausweis beantragen.

4.    Kosten

4.1.    Was kostet der ePtA?

Die Anbieter erheben regelmäßig oder einmalig Kosten für die Bereitstellung eines ePtA und der damit verbundenen Dienste. Bitte informieren Sie sich bei den jeweiligen Anbietern über die Kosten.
Die Kammer wird für den Verwaltungsaufwand keine zusätzliche Gebühr berechnen.

4.2.    Bekomme ich die Kosten für den ePtA erstattet?

Sofern Sie an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen, ist eine Erstattung über die Kassenärztliche Vereinigung möglich.

5.    Support & Unterstützung

5.1.    An wen wende ich mich bei Fragen?

Bei allgemeinen Fragen zu den Anwendungsbereichen des elektronischen Psy-chotherapeutenausweis und den gesetzlichen Fristen in der vertragspsychotherapeutischen Versorgung wenden Sie sich bitte an die Kassenärztliche Vereinigung Bayerns.

Bei Fragen, die im Zusammenhang mit dem Antragsportal der PTK Bayern (Datenvorbefüllung) stehen, wenden Sie sich bitte per Mail an epta@ptk-bayern.de an uns. Bei der Übermittlung von sensiblen persönlichen Daten nutzen Sie bitte unser Kontaktformular, über welches Ihre Nachricht verschlüsselt an uns übermittelt wird.

Bei technischen Fragen zu Ihrem Ausweis bzw. Fragen zu Bearbeitungsstand oder Sperrung, wenden Sie sich bitte an Ihren jeweiligen Anbieter.

5.2.    An wen wende ich mich bei Problemen im Beantragungsprozess?

Sollten im Antragsportal der PTK Bayern bzw. bei der Übermittlung der Daten an den ausgewählten Anbieter Fehlermeldungen erscheinen, wenden Sie sich bitte unter Angabe Ihrer Mitgliedsnummer und der Vorgangsnummer per E-Mail an epta@ptk-bayern.de an uns. Bei der Übermittlung von sensiblen persönlichen Daten nutzen Sie bitte unser Kontaktformular, über welches Ihre Nachricht verschlüsselt an uns übermittelt wird. Wir prüfen umgehend das Problem.

Bei Problemen im Portal der Anbieter, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren jeweiligen Anbieter.

6.    Fragen zum Verzeichnisdienst

6.1.    Was ist der Verzeichnisdienst?

Der Verzeichnisdienst (VZD) der Telematik-Infrastruktur (TI) stellt eine Schnittstelle im Internet bereit, in dem Daten von Nutzer*innen der TI gelistet werden. Er ist sozusagen das „Telefonbuch der TI“. Er dient der Suche, Identifikation und Adressierung von Leistungserbringern, organisatorischen Einheiten von Leistungserbringern und anderen juristischen Personen oder deren Mitarbeiter*innen, die die Telematik-Infrastruktur nutzen. Alle Personen, die einen Heilberufs- bzw. Psychotherapeutenausweis besitzen, sind im Verzeichnisdienst gelistet.

6.2.    Ist meine Eintragung im Verzeichnisdienst verpflichtend?

Alle Personen, die einen Heilberufs- bzw. elektronischen Psychotherapeutenausweis besitzen, werden kraft Gesetzes im Verzeichnisdienst gelistet.
Im Antragsportal der PTK Bayern überprüfen Sie in Schritt 2 alle persönlichen Daten, z. B. auch Melde-, Praxis- und/oder Dienstanschrift. Im nächsten Schritt können Sie auswählen, welche Ihrer beruflichen Anschriften von der Kammer an den Verzeichnisdienst übermittelt wird. Dies ist gesetzlich vorgegeben. Sofern Sie nur eine Adresse (Dienst- ODER Praxisanschrift) besitzen, wird diese für den Verzeichnisdienst genutzt. Sollten Sie keine Praxis- oder Dienstanschrift haben, werden Sie lediglich mit einem Basiseintrag (Name) geführt.

6.3.    Was mache ich, wenn sich meine Daten geändert haben, seitdem ich einen ePtA habe?

Bitte teilen Sie Änderungen Ihrer Daten unverzüglich der PTK Bayern mit, damit diese auch im Verzeichnisdienst aktualisiert werden können. Die Beantragung eines neuen ePtA ist nur bei Namensänderung nötig.


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